Onboarding-Guide: In immoJUMP von null zum laufenden System

Du startest mit immoJUMP – oder du holst gerade einen Virtual Assistant, ein Backoffice oder einen Akquise-Mitarbeiter mit ins System. Dieser Guide zeigt dir Schritt für Schritt, wie ihr saubere Aktivitäten, klare Kontaktpflege, durchdachte Pipelines und automatisierte Prozesse aufbaut – damit später jeder im Team weiß, wo ein Deal steht und was als Nächstes zu tun ist.

Wir gehen den Weg Erst Struktur. Dann Automatisierung. Dann KI. – in genau dieser Reihenfolge. Wer Automatisierung ohne Struktur baut, bekommt automatisiertes Chaos.

Das immoJUMP-Dashboard mit Schnellzugriff für neue Immobilien, Kalkulationen, E-Mails und KI-Coach
Das immoJUMP-Dashboard – alles auf einer Seite, ohne Tab-Hopping.

Prozesse führen das Geschäft. Nicht der Unternehmer im Chaos.

1. Warum saubere Aktivitäten dein wichtigstes Werkzeug sind

Die meisten Investoren-Teams arbeiten heute mit fünf Tools parallel: Excel, Trello, WhatsApp, Outlook und einer Drive-Ordnerstruktur, die nur der Chef versteht. Das Ergebnis: jeder weiß was anderes, jeder sucht, niemand sieht den vollen Stand eines Deals.

Eine Aktivität in immoJUMP beantwortet diese fünf Fragen an einer Stelle:

  • Worum geht’s? – Titel und Beschreibung
  • Was ist bereits passiert? – Verlauf, Dokumente, Kommentare
  • Was ist noch offen? – Checkliste, Fälligkeit, Status
  • Wer macht es? – Zuständigkeit + Rolle
  • Was ist der nächste Schritt? – Folgeaktivität
Liste der Aktivitäten mit 130 Einträgen, Filter nach Typ, Priorität, Immobilie und Fälligkeit
Eine Aktivitätenliste mit 130 Einträgen – sortiert nach Fälligkeit, gefiltert nach Typ und Priorität.

👉 Saubere Aktivitäten = weniger Rückfragen + weniger doppelte Arbeit + jederzeit reproduzierbarer Stand. Das ist der ganze Trick.

Mehr Tiefe: Aktivität anlegen Schritt für Schritt. Praxisbeispiele zur perfekten Aktivität: Die perfekte Aktivitätenbeschreibung.

2. Was eine gute Aktivität enthält

Sechs Typen zur Auswahl – der richtige Typ hilft deinem Team später beim Filtern:

  • Anruf, Besichtigung, E-Mail, Notiz, Meeting, Sonstiges

Gute vs. schlechte Titel:

  • ❌ Anrufen    ✅ Makler Müller wegen fehlender Teilungserklärung anrufen
  • ❌ Besichtigung gemacht    ✅ Besichtigung Wohneinheit 1 – Feuchtigkeit Bad dokumentieren, Rückfrage an Hausverwaltung erstellen
  • ❌ Unterlagen prüfen    ✅ WEG-Unterlagen prüfen: Teilungserklärung, Wirtschaftsplan, Protokolle der letzten 3 Versammlungen

Tags konsequent setzen: kurz, einheitlich, kleingeschrieben (bestand, top-deal, due-diligence). Details: Tags setzen — wie und warum.

3. Verknüpfungen sind die „Context-Power“

Eine Aktivität ohne Verknüpfungen ist eine Notiz im Niemandsland. Mit Verknüpfungen wird sie zum Schaltzentrum:

  • Kontakt – beim nächsten Mal siehst du am Makler-Profil sofort alle Aktivitäten, Mails, Deals.
  • Immobilie – springst direkt zur Kalkulation und den Unterlagen.
  • Wohneinheit – wichtig bei MFH/ETW: betrifft nur Einheit 3, nicht das ganze Objekt.
  • Deal – bei Portfolios oder Vorgängen, aus denen erst später eine konkrete Immobilie entsteht.
  • Dokumente & Links – Exposé, Wirtschaftsplan, Drive-Link, Fotos.

Wann das Verknüpfen mit einer einzelnen Wohneinheit wirklich wichtig wird: Wohneinheiten mit Aktivitäten verknüpfen.

👉 Bei Eigentumswohnungen: Kosten am Gemeinschaftseigentum (Dach, Fassade, Heizzentrale) werden anteilig nach MEA-Quote angesetzt – nicht in voller Höhe. Wie berechnet die KI Sanierungskosten?

4. Aufgaben delegieren – die 3-Meilenstein-Logik

Delegation, die im Investoren-Alltag funktioniert, hat zwei Ebenen:

  • Zuarbeiter bekommt Anweisung + Skript + Referenzwerte + Kontrolle.
  • Verantwortlicher bekommt Was + Bis wann + Rahmen – aber kein Wie.

Reifegrad-Stufen: S0 (eng führen) → S1 (mittlere Freiheit) → S2 (volle Freiheit, nur Ergebnis-Check).

Meilensteine bei größeren Aufgaben: M1 Startklar → M2 Zwischenstand → M3 Done. Komplette Anleitung: Delegation mit der 3-Meilenstein-Logik.

Aktivitäten-Insights als Team-Cockpit mit WIP, Cycle Time, SLA-Quote, Overdue-Quote und Abschlussrate
Das Team-Cockpit zeigt dir auf einen Blick: WIP, Cycle Time, SLA-Quote, Overdue-Quote. Engpässe werden sichtbar, bevor sie zum Problem werden.

Wie das Team-Cockpit funktioniert: Aktivitäten-Insights als Team-Cockpit. Rollen + Seitenzugriff sauber konfigurieren: Teamrollen verwalten.

5. Kontakte sind dein Goldschatz

Ein Investor wird nicht durch einzelne Deals reich, sondern durch sein Kontaktnetzwerk. Excel-Listen erodieren – strukturierte Kontakte in immoJUMP nicht.

Kontaktliste mit 46 Kontakten, Filter nach Tags und Status
46 Kontakte mit Rolle, Tag und E-Mail – filterbar nach Maklern, Notaren, Banken, Hausverwaltungen.

Kontaktstatus als Vorqualifizierung: Neu → Erstkontakt erfolgt → Potenzial geprüft → Gute Quelle → Regelmäßiger Kontakt → Nicht relevant. Mit der Zeit entsteht eine sortierte Liste deiner Top-Quellen.

Kontakt-Detailseite mit Tabs Übersicht, Aktivitäten, Immobilien, Dokumente, E-Mail, Kommentare und Schnellaktionen
Die Kontakt-Detailseite – alles, was du zu einem Kontakt wissen musst, auf einer Seite.

Vollständige Anleitung: Kontakte sauber pflegen. Kontaktpipeline aufbauen: Kontaktpipeline aufbauen.

6. Pipelines – das operative Herz

Pipelines zeigen. Aktivitäten steuern. Die Pipeline ist deine Prozess-Landkarte: wo steht jeder Deal, in welcher Phase, wo entsteht ein Engpass.

Pipeline-Kanban mit Phasen Keine Zuordnung, Neu, In Prüfung und Immobilien-Karten
Pipeline-Kanban mit allen Phasen deines Ankaufsprozesses – jede Karte ist ein Deal.

Drei Wege, wie Deals in deine Pipeline kommen

Vorlagenbibliothek – nicht bei null anfangen: in wenigen Minuten mit einer fertigen Pipeline starten. Vorlagenbibliothek nutzen.

Workflow-Editor – Statuswechsel löst Aktivitäten aus: Pipeline-Editor, Deal-Stack — Automatische Aufgaben.

Funnel-Auswertung mit 56 Objekten in Pipeline und 7 Phasen
Die Funnel-Auswertung zeigt dir, wo Deals hängen bleiben – der visuelle Engpass-Check.

Engpass-Erkennung in der Praxis: Engpass-Erkennung in der Pipeline. Inbound-Adresse pro Pipeline: Pipeline Inbound-Adresse.

7. E-Mail-Postfach direkt in immoJUMP

Integriertes E-Mail-Postfach mit Zuordnung zu Kontakten und Immobilien
E-Mail-Postfach direkt in immoJUMP – eingehende Mails werden automatisch dem passenden Kontakt zugeordnet.

Drei Vorteile gegenüber dem klassischen Mailprogramm:

  • Auto-Zuordnung – eingehende Mails werden dem passenden Kontakt zugeordnet, du siehst die Historie direkt am Kontakt.
  • Aus E-Mail → Immobilie – Makler schickt Exposé, ein Klick erstellt daraus eine Immobilie.
  • Antworten aus immoJUMP – die Antwort landet automatisch in der Historie.

Komplette Anleitung: E-Mail-Postfach in immoJUMP nutzen. Pipeline-Inbound-Adresse: Pipeline Inbound-Adresse.

8. Bestand aufbauen – bank-fähiges Portfolio in 5 Schritten

Portfolio-Übersicht für Investoren mit Gesamtwert, Mietstand und Filter
Die Portfolio-Übersicht für deine Bank: Gesamtwert, Mietstand, Filter nach Eigentümer – bank-fähig auf Knopfdruck.
  • 1. Eigentümer setzen – Privat / GmbH / GbR. Steuernummer, USt-IdNr, Kontaktdaten.
  • 2. Immobilie erstellen – MFH, ETW oder Gewerbe.
  • 3. Einheiten anlegen – Mietdaten Ist und Soll eintragen.
  • 4. Darlehen hinterlegen – Bank, Zinssatz, Tilgung, Laufzeit, Sondertilgung, Restschuld.
  • 5. Tags setzen – z. B. bestand – Portfolio-Übersicht prüfen.

Werkzeuge für jede neue Akquise: Kaufnebenkosten anpassen, Immobilien vergleichen.

9. Vom Setup zum KI-Mitarbeiter

Wenn Struktur und Prozesse stehen, kann KI darauf aufsetzen. Bewusst diese Reihenfolge – KI auf chaotische Daten = chaotische Antworten.

  • Exposés und Unterlagen lesen – Eckdaten, Risiken, Sanierungsbedarf strukturiert vorbereitet.
  • Nächste Schritte vorschlagen – basierend auf der aktuellen Pipeline-Phase.
  • E-Mail-Entwürfe schreiben – an Makler, Eigentümer, Hausverwaltung – in deinem Stil.
  • Angebote im eigenen Stil – über AI-Profile mit Pflichtpassagen.

Du entscheidest – die KI bereitet vor. Kein Magic. Handwerk.

Anbindung: immoJUMP mit KI verbinden (ohne Terminal) oder KI für dich arbeiten lassen (MCP, Claude Code, Codex). Werkzeuge: Wie berechnet die KI Sanierungskosten?, ImmoCoach Theo, Exposé in Minuten erstellen, Angebotserstellung in Minuten.

10. Best-Practice-Checkliste für Mitarbeiter und VAs

  • Jede Aktivität hat einen klaren Titel – kein „anrufen“, kein „erledigen“.
  • Jede Aktivität hat eine verständliche Beschreibung mit Kontext.
  • Den passenden Aktivitätstyp auswählen (Anruf, Besichtigung, E-Mail, Notiz, Meeting, Sonstiges).
  • Immer Priorität setzen (Hoch / Mittel / Niedrig).
  • Fälligkeitsdatum setzen, wenn ein nächster Schritt nötig ist.
  • Relevanten Kontakt verknüpfen.
  • Passende Immobilie verknüpfen.
  • Konkrete Wohneinheit verknüpfen, wenn nur eine Einheit betroffen ist.
  • Deal verknüpfen, wenn die Aufgabe zu einem Ankauf oder Portfolio gehört.
  • Checklisten nutzen, wenn mehrere Schritte nötig sind.
  • Dokumente direkt am Vorgang hochladen – nicht in E-Mail-Anhängen liegen lassen.
  • Kommentare statt Chats – Kollegen mit @ markieren, Emoji-Reaktionen für „gesehen / verstanden“.
  • Tags konsequent setzen – einheitlich, kleingeschrieben, wiederverwendbar.
  • Bei Statuswechsel direkt eine Folgeaktivität erstellen.
  • Aktivität erst mit „Erledigen“ abschließen, wenn wirklich alles dokumentiert ist.

Mehr dazu – der ganze Cluster

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