Ein Immobilien-CRM einzuführen dauert keine Monate, sondern vier Wochen – wenn die Reihenfolge stimmt: erst Daten, dann Struktur, dann Prozess, dann Routine. Die meisten Einführungen scheitern nicht an der Software, sondern daran, dass alle vier Schritte gleichzeitig begonnen und keiner beendet wird. Dieser Plan ist für Einzelinvestoren und Teams bis fünf Personen gedacht.
Das Wichtigste in Kürze
- Woche 1 Daten, Woche 2 Struktur, Woche 3 Prozess, Woche 4 Routine – nie zwei Wochen parallel.
- Ein Verantwortlicher, eine Quelle der Wahrheit, ein Prozess zuerst.
- Die Regel ab Tag 30: Was nicht im CRM steht, ist nicht passiert.
Vor dem Start: drei Entscheidungen
- Wer ist verantwortlich? Eine Person besitzt das CRM – Struktur, Regeln, Aufräumen. Ohne Verantwortlichen verwildert jedes System in drei Monaten.
- Welche Quellen ziehen um? Excel-Listen, Outlook- und Handy-Kontakte, WhatsApp-Gruppen, Visitenkartenstapel. Alles, was nicht umzieht, wird ab Tag 30 nicht mehr gepflegt.
- Welcher Prozess zuerst? Ein einziger – meist der Ankauf. Vermietung, Sanierung oder Vertrieb kommen später, als eigene Pipeline.
Woche 1 – Daten: Alles rein, aber nur einmal
Ziel: Alle Kontakte an einem Ort, ohne Dubletten, mit Rolle.
- Quellen exportieren: Excel als CSV, Outlook und Handy als vCard oder CSV. Sammle alles in einem Ordner – nicht bereinigen, nur sammeln.
- Import mit Prüfung: Gute Systeme zeigen vor der Übernahme, welche Kontakte neu sind, welche schon existieren und welche unklar sind. immoJUMP gleicht dabei über E-Mail-Adresse, dann Telefonnummer, dann Name und Firma ab – und liest neben CSV und Excel auch PDFs, Fotos von Visitenkarten und Freitext.
- Rollen vergeben: Makler, Notar, Bank, Hausverwaltung, Handwerker, Eigentümer, Partner. Mit Mehrfachauswahl geht das in einer Stunde – wie, zeigt Kontakte sauber pflegen.
- Dubletten zusammenführen: Nach dem Import einmal über die Liste, danach nie wieder als Großaktion. In immoJUMP gehören die Dubletten-Werkzeuge zum Enterprise-Paket; kleinere Teams lösen das über den Abgleich beim Import.
Woche 2 – Struktur: Status, Tags, Felder, Rollen
Ziel: Jeder im Team versteht ohne Erklärung, was ein Kontakt oder ein Objekt „ist“.
- Kontaktstatus als Vorqualifizierung: Neu → Erstkontakt → Potenzial geprüft → Gute Quelle → Regelmäßiger Kontakt → Nicht relevant. Das ist der Kern der Kontaktpipeline.
- Tag-Regeln: klein geschrieben, einheitlich, höchstens zwei Dimensionen – Region (region-essen) und Objekttyp (mfh, etw). Alles andere ist ein Feld, kein Tag.
- Eigene Felder sparsam: Nur, was du filtern oder auswerten willst – zum Beispiel „Ankaufsradius“ beim Makler. Was nur gelesen wird, gehört in die Notiz. Beispiele in Custom Fields & Kontakte.
- Teamrollen: Wer sieht was, wer darf löschen, wer bekommt welche Seiten? In immoJUMP regeln Teamrollen beides. Externe – Steuerberater, Bank, Partner – erhalten Freigabe-Links statt Zugänge.
Woche 3 – Prozess: Eine Pipeline, die sich selbst meldet
Ziel: Der Ankauf läuft in Phasen mit Aufgaben, und neue Angebote kommen ohne Abtippen ins System.
- Pipeline anlegen: aus der Vorlagenbibliothek oder nach den sieben Phasen des Ankaufs. Jede Phase bekommt ein Ausstiegskriterium.
- Aufgabenvorlagen je Phase: „Unterlagen anfordern“, „Besichtigung vereinbaren“ – mit Zuständigkeit und Frist. Sie entstehen beim Phasenwechsel automatisch.
- Eingänge automatisieren: Browser-Plugin für Portale installieren, die Inbound-Adresse der Pipeline an Makler geben, das E-Mail-Postfach anbinden.
- Bestand nachziehen: Die fünf Objekte, die gerade in Prüfung sind, in die Pipeline legen – nicht die 200 aus den letzten drei Jahren.
Woche 4 – Routine: 15 Minuten pro Woche, die alles halten
Ziel: Das System bleibt gepflegt, ohne dass jemand daran denken muss.
- Wochendurchgang: Montag, 15 Minuten. Erst die Objekte, die länger als 30 Tage in einer Phase liegen. Dann die Kontakte mit Status „Gute Quelle“, mit denen du zwei Wochen nicht gesprochen hast.
- Drei Kennzahlen: Durchlaufzeit je Phase, Absagegründe, Trefferquote je Makler. Mehr nicht.
- Die eine Regel: Was nicht im CRM steht, ist nicht passiert. Kein Telefonat ohne Aktivität, kein Exposé ohne Objekt.
- Aufräumtag: Einmal im Quartal Tags zusammenführen und Kontakte mit „Nicht relevant“ archivieren.
Sieben Fehler, die Einführungen scheitern lassen
- Alles auf einmal: Vier Pipelines, 30 Felder, das ganze Team am ersten Tag.
- Importieren ohne Prüfen: 400 Kontakte, 120 davon doppelt – ab dann traut niemand der Liste.
- Tags als Freitext: „Makler“, „makler“, „Maklerin“ – drei Tags, eine Bedeutung.
- Zahlen bleiben in Excel: Die Kalkulation läuft weiter in der Tabelle, das CRM wird zum Adressbuch.
- Kein Verantwortlicher: Jeder darf alles anlegen, niemand räumt auf.
- Altlasten mitschleppen: 200 abgelaufene Objekte in der Pipeline, weil „man ja nie weiß“.
- Keine Regel für Externe: Unterlagen gehen weiter per Mail-Anhang, statt über Freigabe-Links mit Ablaufdatum.
Checkliste zum Abhaken
| Woche | Erledigt, wenn … |
|---|---|
| 1 – Daten | Alle Quellen importiert, Dubletten bereinigt, jeder Kontakt hat eine Rolle |
| 2 – Struktur | Statusmodell steht, Tag-Regeln schriftlich, Teamrollen vergeben |
| 3 – Prozess | Eine Pipeline mit Ausstiegskriterien und Aufgabenvorlagen, Eingänge laufen automatisch |
| 4 – Routine | Wochendurchgang im Kalender, drei Kennzahlen definiert, Regel „nicht im CRM = nicht passiert“ gilt |
Häufige Fragen
Wie lange dauert der Import von 1.000 Kontakten?
Der Import selbst Minuten. Die Prüfung der unklaren Fälle – meist 5 bis 10 Prozent – ein bis zwei Stunden. Plane dafür Woche 1 ein, nicht den ersten Tag.
Was mache ich mit meinen alten Excel-Listen?
Importieren, prüfen, archivieren. Die Datei bleibt als Sicherung liegen, wird aber ab Tag 30 nicht mehr gepflegt. Zwei parallele Wahrheiten sind der sicherste Weg, beide zu verlieren.
Muss das ganze Team sofort mitmachen?
Nein. Woche 1 und 2 macht der Verantwortliche allein. Ab Woche 3 kommen die Kollegen dazu, die im Ankauf arbeiten – mit einer einzigen Pipeline und klaren Aufgaben.
Was, wenn beim Import etwas schiefgeht?
Deshalb der Prüfschritt vor der Übernahme: Unklare Kontakte lässt du liegen, bis sie geklärt sind. Zusammengeführte Dubletten lassen sich in immoJUMP wieder trennen.
Was kostet die Einführung?
Bei kleinen Teams vor allem Zeit: rund 12 bis 20 Stunden über vier Wochen. immoJUMP startet bei 39 € pro Monat im Jahrespaket und lässt sich 7 Tage kostenlos testen; das Enterprise-Paket enthält ein persönliches Onboarding.
Starte deine Woche 1 heute
Stand: September 2026. Dieser Beitrag dient der praktischen Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Datenschutzberatung.