Du delegierst Aufgaben an dein Team. Aber wie weißt du, ob es läuft? Ob jemand überlastet ist? Ob ein bestimmter Aufgabentyp regelmäßig liegen bleibt? Dafür gibt es die Aktivitäten-Insights – ein Team-Cockpit, das dir auf einer Seite zeigt, wo dein Prozess wirklich steht.
Die wichtigsten Kennzahlen
- Aktivitäten Gesamt – wie viel hat dein Team im gewählten Zeitraum bewegt (z. B. letzte 30 Tage).
- Abschlussrate – wie viel Prozent der geplanten Aktivitäten ist erledigt.
- Cycle Time – durchschnittliche Zeit von Anlage bis Abschluss.
- WIP (offen) – wie viele Aufgaben sind gerade in Arbeit. Zu hoher WIP = Multitasking-Falle.
- SLA-Quote – wie viel Prozent wurde innerhalb der Fälligkeit erledigt.
- Overdue-Quote – wie viel Prozent ist überfällig.
- Aktivster Tag – welcher Wochentag ist der produktivste.
Was die Zahlen dir sagen
- Hohe Overdue-Quote (> 30 %) – du delegierst zu viel oder die Fälligkeiten sind zu eng gesetzt. Reagiere mit Priorisierung oder Personalplanung.
- Niedrige SLA-Quote bei wichtigen Aufgaben – dein Team verliert wichtige Deals durch verzögerte Reaktionen. Lege Eskalationsregeln fest.
- Hoher WIP bei einer Person – dieser Mitarbeiter ist überlastet. Aufgaben umverteilen.
- Lange Cycle Time bei einem Aufgabentyp – dieser Schritt im Prozess ist dein Engpass. Vorlagen, Skripte oder Tools verbessern.
Engpass-Heatmap pro Aufgabentyp
Im Cockpit siehst du, welche Aufgabentypen am häufigsten überfällig sind. Beispiel: „Unterlagenprüfung“ staut sich regelmäßig, „Telefonate“ laufen reibungslos. Daraus leitest du ab, wo eine Standard-Operating-Procedure (SOP) oder eine bessere Vorlage Sinn macht.
Pro Person: zugewiesen, offen, erledigt, überfällig
Über die Person-Aufschlüsselung siehst du auf einen Blick, ob die Aufgabenverteilung im Team fair ist – oder ob eine Person systematisch zu viel/zu wenig bekommt.
Was du als Investor davon hast
- Du wirst nicht zum Mikromanager – aber siehst auf einer Seite, wo’s hakt.
- Du delegierst mit Fakten statt mit Bauchgefühl. „Bei diesem Aufgabentyp hast du 60 % Overdue – wie können wir das fixen?“
- Du planst Personalbedarf auf Basis echter Workload-Zahlen, nicht auf Verdacht.
- Du dokumentierst Leistung – bei externen VAs ein wichtiges Argument bei Vertragsverlängerungen.
Delegation ohne Kontrolle = Hoffnung. Delegation mit Insights = Führung.