Eine Immobilien-Deal-Pipeline ist die gemeinsame Landkarte deines Ankaufs. Sie zeigt nicht nur, wie viele Vorgänge du hast, sondern wo sie stehen, warum sie warten und welcher nächste Schritt nötig ist. Richtig aufgebaut macht sie Engpässe sichtbar. Falsch aufgebaut wird sie zur bunten Ablage ohne Steuerungswert.
Was gehört in eine Deal-Pipeline?
Jede Karte oder Zeile steht für einen konkreten Ankaufsvorgang. Sie braucht mindestens Objekt, Quelle, Strategie, verantwortliche Person, aktuelle Phase, nächsten Schritt und Termin. Kalkulationskennzahlen helfen bei der Priorisierung, ersetzen aber nicht die Prozessdaten.
Eine praxistaugliche Pipeline mit sieben Phasen
| Phase | Ziel | Pflicht vor dem Wechsel |
|---|---|---|
| 1. Neu | Lead sichern und zuweisen | Quelle, Adresse, Ansprechpartner, Verantwortlicher |
| 2. Vorprüfung | Strategie-Fit schnell bewerten | erste Kennzahlen, Lage- und Objektfilter |
| 3. Unterlagen offen | entscheidende Informationen beschaffen | konkrete Anforderung und Wiedervorlage |
| 4. Detailprüfung | Wirtschaft, Technik und Recht vertiefen | Risiken, Szenarien und offene Punkte |
| 5. Angebot | Preis und Bedingungen platzieren | Preisgrenze, Freigabe und Frist |
| 6. Notar/Finanzierung | Abschluss sicher koordinieren | Zuständigkeiten und Fristen |
| 7. Gewonnen/Verloren | Ergebnis und Lernen sichern | Abschlussdaten oder belastbarer Absagegrund |
Passe Begriffe an deine Strategie an. Ein Fix-&-Flip-Team braucht eventuell eine eigene Phase für Exit-Prüfung und Baukalkulation. Entscheidend ist: Eine Phase beschreibt einen echten Zustandswechsel, nicht jede einzelne Aufgabe.
Die fünf wichtigsten Pipeline-Kennzahlen
- Neue qualifizierte Leads: Wie viele grundsätzlich passende Vorgänge kommen pro Zeitraum hinein?
- Durchlaufzeit: Wie lange benötigt ein Deal vom Eingang bis zu Angebot oder Absage?
- Verweilzeit je Phase: Wo warten Vorgänge länger als geplant?
- Konversionsrate: Welcher Anteil wechselt von einer Phase in die nächste?
- Absagegründe: Warum scheitern Deals – Preis, Lage, Zustand, Finanzierung, Unterlagen oder Reaktionszeit?
Diese Kennzahlen sind nur sinnvoll, wenn ihre Definition stabil bleibt. Zähle beispielsweise nicht jeden Portalimport als qualifizierten Lead, wenn ein anderer Monat nur manuell bestätigte Objekte enthält. Sonst vergleichst du unterschiedliche Größen.
Zielzeiten machen Verweilzeit erst bewertbar
Eine lange Verweilzeit ist nicht automatisch schlecht. Eine technische Prüfung darf länger dauern als eine erste Sichtung. Definiere deshalb je Phase eine realistische Zielzeit. Wird sie überschritten, entsteht kein automatischer Alarmdeal, sondern eine konkrete Prüfaufgabe: Fehlen Unterlagen, eine Entscheidung oder schlicht Kapazität?
Beispiel: Was ein Engpass wirklich bedeutet
Du hast 40 neue Leads, 18 Vorprüfungen und 12 Vorgänge mit offenen Unterlagen. Nur zwei Angebote gehen raus. Die naheliegende Reaktion wäre, noch mehr Leads einzukaufen. Die Pipeline zeigt aber: Der Engpass liegt zwischen Unterlagen und Detailprüfung. Vielleicht fehlen klare Anforderungen, Zeit für die Kalkulation oder schnelle Entscheidungen. Mehr Zufluss würde den Stau nur vergrößern.
Eine gute Pipeline beantwortet nicht nur „Wie viel ist drin?“, sondern vor allem „Warum bewegt es sich nicht?“
Pflichtfelder sparsam wählen
Zu wenige Daten machen Auswertungen wertlos. Zu viele Pflichtfelder führen dazu, dass Mitarbeitende das System umgehen. Beginne mit den Informationen, die eine Entscheidung, Übergabe oder Auswertung tatsächlich verändern. Alles andere darf optional bleiben.
- Quelle und Ansprechpartner
- Objektart, Ort und Strategie
- verantwortliche Person
- nächste Aktivität mit Termin
- aktuelle Preisannahme oder Preisgrenze
- offene Unterlagen beziehungsweise Hauptrisiko
- Absagegrund bei verlorenen Vorgängen
Automatisieren, ohne Kontrolle zu verlieren
Automatisierung eignet sich für wiederkehrende, eindeutige Schritte: Aufgabe nach Phasenwechsel anlegen, Wiedervorlage setzen, Checkliste kopieren oder Verantwortliche informieren. Sie sollte keine Ankaufsentscheidung vortäuschen. Zahlen, Unterlagen und Risiken müssen weiterhin von einer verantwortlichen Person geprüft werden.
Wöchentliche Pipeline-Routine in 20 Minuten
- Filtere alle Vorgänge ohne nächste Aktivität.
- Prüfe Deals, die länger als deine Zielzeit in einer Phase liegen.
- Kläre je Blockade eine konkrete Person und einen Termin.
- Schließe tote Vorgänge mit sauberem Absagegrund.
- Besprich anschließend nur die Entscheidungen, die nicht im System lösbar sind.
Der vollständige Ankaufsprozess liefert die fachliche Grundlage. In immoJUMP kannst du eigene Pipelines, Aktivitäten, Kalkulationen und Kontakte verbinden. Der Ratgeber zur Engpass-Erkennung zeigt die praktische Auswertung im System.
Häufige Fragen
Kann ich eine Immobilien-Pipeline in Excel bauen?
Ja. Für einen einfachen Start reichen eine Tabelle oder ein Kanban-Board. Mit mehreren Verantwortlichen, Dokumenten, Kalkulationen und Automationen steigt jedoch der Pflege- und Abstimmungsaufwand.
Soll jeder Lead in die Pipeline?
Jeder potenziell relevante Vorgang sollte nachvollziehbar erfasst werden. Offensichtlicher Spam oder technische Dubletten sollten nicht als echte Leads in deine Kennzahlen einfließen.
Welche Kennzahl ist am wichtigsten?
Die Kennzahl, die deinen aktuellen Engpass erklärt. Häufig ist das nicht die absolute Leadzahl, sondern Verweilzeit, fehlende nächste Aktivität oder Konversion zwischen zwei konkreten Phasen.
Bring Bewegung und Verantwortung in deinen Dealflow
Stand: September 2026. Dieser Beitrag dient der praktischen Orientierung und ersetzt keine individuelle Anlage-, Finanzierungs-, Steuer- oder Rechtsberatung.