Wenn du Prozesse in immoJUMP automatisierst, ist es wichtig, zwei Dinge auseinanderzuhalten: den fachlichen Aktivitätstyp (zum Beispiel Anruf, E-Mail oder Besichtigung) und die Logik der Vorlage, also wie sich diese Aktivität im Workflow verhält.
Für den Workflow-Editor sind vor allem drei Modi relevant. Daraus ergeben sich fast alle Automationen, die du in einer Pipeline aufbaust.
1. Standard-Aktivität
Das ist die klassische Aufgabe im Prozess. Sie eignet sich für einzelne To-dos wie Rückruf, Besichtigung vorbereiten, Unterlagen anfordern oder Angebotsentwurf prüfen. Standard-Aktivitäten können automatisch beim Statuswechsel entstehen und direkt einer Person oder Rolle zugewiesen werden.
2. Entscheidung
Entscheidungs-Aktivitäten sind dann sinnvoll, wenn der weitere Ablauf von einer Antwort abhängt. Typische Beispiele sind: „Unterlagen vollständig?“, „Besichtigung positiv?“, „Kaufpreisangebot senden?“ oder „Anfrage weiterverfolgen?“.
Für jede Entscheidung kannst du mehrere Outcomes definieren. Je nach Auswahl lassen sich Folgeaktivitäten starten oder Statuswechsel auslösen. So wird aus einer einzelnen Frage ein sauber dokumentierter Prozessschritt.
3. Wiederkehrende Aktivität
Wiederkehrende Vorlagen brauchst du immer dann, wenn etwas regelmäßig passieren soll, zum Beispiel Follow-ups, Wiedervorlagen, wiederkehrende Erinnerungen oder periodische Prüfungen. Statt dieselbe Aufgabe immer wieder manuell anzulegen, definiert ihr den Rhythmus einmal zentral.
Zusätzliche Bausteine im Workflow
- Aktivitätsketten: Eine Aufgabe kann automatisch die nächste starten.
- Statuswechsel: Entscheidungen oder Actions können einen Datensatz direkt in den nächsten Status schieben.
- Zuweisungen: Vorlagen lassen sich Personen oder Rollen zuordnen.
Wichtig: Eine Aktivitätenkette oder ein Statuswechsel ist kein eigener Aktivitätstyp, sondern eine zusätzliche Workflow-Logik auf Basis der oben genannten Vorlagen.
Welche Variante passt wann?
- Standard-Aktivität für einmalige, konkrete Aufgaben
- Entscheidung für Prozessgabelungen mit klaren Outcomes
- Wiederkehrend für alle Schritte, die regelmäßig erneut anfallen
Wenn du diese drei Bausteine sauber kombinierst, entstehen Workflows, die nicht nur Aufgaben verteilen, sondern deinen gesamten Deal- oder Vermietungsprozess konsistent abbilden.